Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi, kurumsal süreçlerin geliştirilmesi, bilgi ve belge yönetiminin güçlendirilmesi ve dijital teknolojilerden daha etkin yararlanılmasına yönelik çalışmalarını sürdürmeye devam ediyor. Bu kapsamda Rektörlüğün girişimleriyle Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü bünyesinde hayata geçirilen yapay zekâ destekli Dijital Arşiv Sisteminin, Bilgi İşlem Daire Başkanlığının sağladığı sunucu altyapısı ve teknik destekle Üniversitenin görsel ve kurumsal hafızasının güvenli, sistematik ve sürdürülebilir bir yapıda korunmasına imkân sağladığı açıklandı.
Üniversitenin kurumsal geçmişini oluşturan fotoğraf, video, ses kaydı ve diğer arşiv materyallerini dijital ortamda muhafaza eden sistemin, içeriklerin düzenli biçimde sınıflandırılmasını ve ihtiyaç duyulan bilgi ve belgelere hızlı ve etkin şekilde erişilmesini kolaylaştırdığı belirtildi. Güvenli ve yedekli altyapısıyla hizmet veren Dijital Arşiv Sisteminin; yapay zekâ destekli arama, yüz ve nesne tanıma, ses ve video kayıtlarını metne dönüştürme gibi özellikleriyle arşiv yönetim süreçlerini daha verimli hâle getirdiği aktarıldı.
Kurumsal bilgi birikiminin korunması ve gelecek nesillere aktarılması amacıyla oluşturulan dijital arşiv altyapısının, Üniversitenin akademik ve idari birimlerinin ihtiyaçlarına da cevap verdiği ifade edildi. Bu doğrultuda akreditasyon ve kalite güvencesi çalışmaları yürüten birim ve bölümlerin arşiv süreçlerinin desteklenerek ilgili birimlere sistem üzerinden kurumsal arşivleme imkânı sunulduğu kaydedildi. Böylece mevcut arşivlerin güvenli bir dijital ortamda muhafaza edilmesi, kurumsal belgelerin düzenli biçimde yönetilmesi ve kalite süreçlerinde ihtiyaç duyulan bilgi ve belgelere yapay zekâ destekli arama özellikleri sayesinde daha hızlı erişilmesinin sağlandığı vurgulandı. Farklı türlerdeki dijital materyallerin tek bir sistem üzerinden yönetilmesine imkân tanıyan altyapının, arşiv süreçlerinde zaman ve iş gücü tasarrufu sağladığı, kamu kaynaklarının daha verimli kullanılmasına ve kurumsal hafızanın bütünlüğünün korunmasına katkıda bulunduğu belirtildi.
